¿Practicas la gestión riesgos de proyectos o recoges arena con las manos?
Toda inversión implica riesgo, lo sabemos y asumimos todos, o casi todos. Sin embargo, lo que más nos cuesta es dimensionarlo o aceptar “lo que puede pasar”. En los proyectos empresariales, grandes o pequeños, esta situación no deja de ser también una constante.
Sorprendentemente, el análisis y la gestión del riesgo de proyectos no es directamente proporcional al tamaño o antigüedad de la empresa, sino que va en función del nivel de profesionalización de los inversores, o de los requerimientos exigidos por las entidades que aportan la financiación del mismo. Es por ello que de forma frecuente, encontramos proyectos aprobados por Comités de Dirección y por Consejos de Administración, que implican inversiones de varias decenas de millones de dólares, que no han pasado por un minucioso proceso de identificación, análisis, evaluación de barreras y desviaciones, y mucho menos, han sido acompañados por un plan de mitigación que permita controlar o reducir su impacto en el proyecto y en la organización. Al final, pasa lo que pasa… que los tiempos no se cumplen, que los costes se disparan y la calidad se tiene que ver reducida a la fuerza, para poder compensar en parte las pérdidas generadas. En definitiva, la consecuencia directa es un rendimiento inferior de la inversión. Es como intentar recoger grandes cantidades de arena en la playa, con las manos. Siempre, por un lado u otro, gran parte de esta arena cae sin medida ni control, lo cual puede dejarnos las manos casi vacías.
Gestión de riesgos de proyecto, ¿una pérdida de tiempo?
Claramente no. Entender que el análisis de riesgos de un proyecto, no es “una pérdida de tiempo” ni un “papel más” que exigen los bancos “porque tienen que justificar su trabajo”, o “una ocurrencia de última hora” que me trasladan como Director de Proyecto, es básico para el éxito de nuestro proyecto o portfolio de proyectos. El hecho de tener un conocimiento intrínseco muy profundo del sector, de su mercado y de su operativa, no implica por sí mismo tener contraladas las posibles barreras y desviaciones del proyecto. Hacer una gestión de riesgos de proyecto adecuada, nos ofrece la posibilidad de identificarlos a conciencia, dimensionarlos, controlarlos y de esa forma, reducir las incertidumbres y la improvisación. Improvisar en procesos creativos y de desarrollo puede ser muy útil, sin embargo, en procesos que requieren planificación y seguimiento, generalmente implica desviaciones y pérdidas económicas.
Pero, ¿qué implica en realidad una adecuada gestión de los riesgos de proyecto? ¿Cómo podemos identificarlos? ¿Hasta qué nivel de profundidad debo analizarlos? ¿Cuáles son importantes y cuáles no? ¿Qué puedo hacer para controlarlos? Ante tal nivel de incertidumbre, solo nos queda recurrir a la metodología y la organización. Parece más complicado de lo que en realidad es, pero como siempre, es mucho mejor plasmar en un papel y visualizar la imagen completa de forma ordenada y estructurada, para poder concentrarnos en lo que realmente merece nuestra atención y esfuerzo. Obviamente, no todo puede ser controlado, pero si es posible dimensionar su magnitud, tanto cualitativa como cuantitativamente.
Las organizaciones de éxito, siempre cuentan con un sistema o herramienta estandarizada de gestión de riesgos de proyecto, que alimenta no solo la información y proceso del mismo proyecto, sino su impacto en la cartera global de proyectos de la organización. ¿Qué pasos debemos seguir?
- Identificar posibles factores de riesgo, por fases y áreas
- Evaluar cada uno de los riesgos, cuantificando el grado de probabilidad de suceder y el impacto sobre el proyecto en general
- Elaborar un plan de mitigación de riesgos
De esta forma, conseguiremos incrementar el nivel de conocimiento del proyecto y de los parámetros ante los que nuestro proyecto es vulnerable. ¿Solucionamos con esto todo el tema de riesgos de proyecto? Por supuesto que no. Con estos pasos, solo hemos dimensionado los factores, pero no por ello tenemos el proyecto controlado.
Entonces, ¿qué más nos queda por hacer?
- Dimensionar correctamente la partida de contingencias, según los costes estimados en el plan de mitigación
- Evaluar el impacto de estos riesgos y del proyecto dentro del portfolio global de proyectos de la organización
- Crear un modelo de riesgos, evaluando los escenarios más representativos (teniendo en cuenta, actores de entorno, variaciones de mercado, planificación de respuestas, etc.)
- Desarrollo de una Rutina Proactiva de Gestión del Riesgo, que nos permita gestionar adecuadamente las contingencias
A partir de aquí, tendremos mucho terreno avanzado. Sin embargo, faltarían dos aspectos muy importantes, como son la comunicación dentro y fuera de la organización, estableciendo sistemas ágiles y concretos de “Reporting” que faciliten la toma de decisión, y por supuesto, el seguimiento y supervisión continua de todo el plan, a fin de realizar las correcciones necesarias en el momento oportuno y de detectar posibles riesgos de proyecto no previstos inicialmente, que deban ser supervisados con mayor intensidad. Todo este proceso, aunque pueda parecer largo y complicado, es en realidad producto de la aplicación de la lógica y el sentido común, los cuales con el tiempo pasarán a ser parte de la gestión diaria del proyecto. Además, no cabe duda de que este esfuerzo tendrá una recompensa prácticamente inmediata en la mejora del comportamiento del proyecto desde el día uno.
Y, ¿desde qué momento se debe preparar el análisis y la gestión de riesgos de un proyecto? Desde nuestro punto de vista, la gestión de riesgos no es una actividad puntual. La gestión de riesgos de proyecto, es un proceso vivo que se convierte en cíclico durante toda la vida del proyecto. Lo que si puede variar, es el grado de profundidad con el que se estudian los diferentes parámetros, en función del nivel de conocimiento de las incertidumbres y de la fase de desarrollo o implementación del proyecto.
¿Qué agentes deben participar en el diseño del modelo de gestión de riesgos de mi proyecto?
Al igual que en el diseño e implementación de un proyecto, en la mayoría de casos, lo mejor es plantear un proceso de ingeniería concurrente en el que participan los diferentes agentes desde el inicio. Para reducir las desviaciones y optimizar las decisiones en el modelo de riesgos, también sería muy oportuno contar con la participación de los diferentes actores del proyecto, a fin de poder tener una visión global clara, y su interacción particular bien definida. No hay que olvidar que un proceso, que por sí mismo puede ser muy simple, en cuanto se combina con 100 procesos igualmente simples y se les hace interactuar entre sí, dejan de ser simples por sí mismos y se tornan muy complejos. ¿Imposibles de gestionar? ¡No! Pero sí exigirán mayor seguimiento y una planificación mucho más organizada y estructurada.
Mauricio Barriga Rodríguez
Co-founder de CLAUpartners consulting
es.linkedin.com/in/mauriciobarriga
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